FAQ
Au sujet du Comité de Validation (CoVal)
Oui, si pas de CoVal, pas d’OF. Le CoVal est l’organe central : soit il est porté par les formateurs qui le font vivre, soit il n’y a plus d’OF. Pour le démarrage, le Copil assurera le rôle de CoVal transitoire.
Les membres du CoVal responsables de formation passent par ce Parcours. Les permanents des CAE n’ont pas à le suivre, puisqu’ils ne commercialisent pas de formation professionnelle.
Sur la phase 1 du Parcours Formateur, la phase d’accueil
Cette phase est obligatoire pour toute personne qui souhaite facturer de la formation professionnelle, que ce soit en tant que sous-traitant ou en tant que Responsable de Formation. L’expérience de formateur au sein ou en dehors de la CAE ne constitue pas de passe-droit, c’est une obligation. Les formateurs nouveaux entrants dans la CAE doivent également suivre ce Parcours Formateur, comme tout le monde !
C’est le formateur qui doit contacter sa CAE pour solliciter ce rendez-vous. Que le formateur souhaite être sous-traitant ou Responsable de Formation, c’est la même chose.
Le sous-traitant va facturer soit à un Responsable de Formation de la CAE, soit à un OF externe. Il agit en tous cas « pour le compte de… ».
Le Responsable de Formation va facturer en direct le bénéficiaire ou le demandeur en situation d’OPCO (le client final). Dès lors qu’on veut utiliser sur une facture le terme « formation », on rentre au minima dans un processus de sous-traitance.
Tout dépend de la commande passée par l’Organisme de Formation qui vous embauche. Vous pouvez être sollicité pour apporter vos compétences et connaissances sur un sujet précis ou pour réaliser des prestations déjà écrites. Il vous appartient de le clarifier avec votre Responsable de Formation, qu’il soit interne ou externe à la CAE.
En tant que sous-traitant, vous pouvez réaliser vos contenus, mais c’est la responsabilité de l’OF de vérifier les contenus pédagogiques et leur adéquation avec la commande, puisque c’est lui qui va facturer directement au client final ou à l’OPCO.
Vous pouvez facturer en tant que sous-traitant à partir du moment où vous avez fait la première étape de référencement.
A partir du moment où vous voulez utiliser le terme « Formation professionnelle », même si c’est en sous-traitance, vous devez suivre le Parcours Formateur (Phase 1 pour la sous-traitance ; phases 2 et 3 pour facturer en tant que Responsable de Formation).
Si vous ne voulez pas entrer dans le processus Qualiopi et donc ne pas facturer de formation professionnelle, nous sommes sur de l’animation et donc de la prestation de service. Si votre client final est d’accord, c’est sa responsabilité. En tous cas, vous ne pourrez pas utiliser le numéro de déclaration (numéro d’OF) ni la terminologie « formation professionnelle » sur vos factures.
Pour ceux qui travaillent pour de gros OF, vous devez déjà avoir été sollicité (ou vous le serez prochainement) par votre client pour fournir un certain nombre d’éléments (supports de formation, programmes, justificatifs de compétences,…). Les clients soumis à la règlementation doivent collecter les éléments nécessaires pour qu’ils puissent passer l’audit.
La question à vous poser est : qui facture le client final ? C’est lui qui est responsable du respect des engagements qualité.
Le tutorat a été pensé par le Copil dès le départ. Néanmoins, il y avait d’autres priorités à définir. Nous verrons par la suite si cela est nécessaire. Ce n’est pas une priorité.
Il a déjà commencé ! Rapprochez-vous de votre chargé.e d’accompagnement pour vous positionner sur un atelier Qualiopi Bases.
Quand vous voulez ! Des sessions de CoVal sont programmées. Rapprochez-vous de votre chargé.e d’accompagnement pour préparer votre passage et vous inscrire.
La formation initiale n’est pas de la formation professionnelle. C’est un tout autre champ qui n’entre pas dans le cadre de Qualiopi. Vous continuez de facturer comme avant. Ce n’est pas de la formation professionnelle, donc facturation avec le code article « prestation de services » et non « formation professionnelle ». Ces formations n’entrent pas dans le BPF.
Non. Elle est réservée aux Responsables de Formation.
Oui il est important de pouvoir donner un exemple concret pour montrer que chaque compétence est maitrisée. Dans la 3eme colonne vous êtes invité.e à préciser si il s’agit d’une connaissance, acquise en formation, ou/et d’un savoir-faire, résultat d’une expérience. Si vous souhaitez soumettre votre candidature au Coval, vous devrez fournir les justificatifs que vous avez à chaque fois que possible.
Sur la phase 2 du Parcours Formateur, la phase référencement
Tous les formateurs souhaitant vendre leurs formations professionnelles, en dehors de la sous-traitance. Il y a deux types de référencement :
- Le référencement initial comprenant le kit compétences et le kit pédagogique et impliquant une soutenance devant le Comité de Validation
- Le référencement simplifié comprenant uniquement le kit pédagogique, avec une décision du Comité de Validation à distance (ne nécessitant pas de soutenance)
A l’issue de cette phase, le-la format.eur.rice devient Responsable de Formation.
Et si ! Le Parcours Formateur est obligatoire pour toute personne souhaitant vendre de la formation professionnelle. Pour pouvoir conserver notre numéro de déclaration collectif, il faut absolument passer par ce Parcours. Vous devrez soumettre un programme de formation type au Comité de Validation. A partir de cette base, vous pourrez adapter vos déroulés aux besoins spécifiques du client. De toute façon, dans le référentiel qualité, il y a cette exigence de prise en compte des besoins et des spécificités du client. Nous devons d’ailleurs justifier de cette prise en compte des besoins spécifiques.
Ces adaptations pourront, à un moment, constituer de nouvelles formations que vous pourrez faire référencer.
Et oui, toute formation présente au catalogue doit au préalable avoir passé le filtre du Comité de Validation Qualiopi.
Si vous commercialisez une formation dont la base est identique, mais dotée de plusieurs déclinaisons (publics, durée), un seul kit pédagogique est à produire, mais en déclinant bien les différences notables (prérequis, vérification des prérequis, etc…)
Si le programme, les objectifs, les indicateurs de réussite changent, ce sont deux formations différentes qui nécessitent chacune un référencement.
La procédure de référencement simplifié vous permettra de gagner du temps et de ne pas être systématiquement présente lors de l’examen de votre demande.
Vous pouvez utiliser vos propres modèles à partir du moment où les éléments sont tous transmis dans le même ordre que sur les modèles.
Oui . Dans le dossier que vous devrez soumettre pour le référencement initial, nous vous demanderons de fournir notamment un CV de formateur. Le principe des CAE est de donner le droit à l’expérimentation.
Les certificats de travail, CV, diplômes, formations continues ou ponctuelles, questionnaires de retour de formation sont autant de pièces recevables lors de l’agrément par le CoVal.
Une personne qui souhaite se lancer dans la formation professionnelle avec une bonne expérience dans son domaine d’activité pourra aussi déposer une demande.
Quelle que soit l’expérience de formateur, vous ne pourrez pas échapper au référencement via le Parcours Formateur. Cette expérience sera bien sûr prise en compte.
Oui. La communication sur les formations proposées au sein de l’OF est obligatoire et doit notamment comprendre les résultats de réussite. Le groupe « Catalogue de formation » travaille actuellement sur un cahier des charges en ce sens.
Une mise en avant proactive est dans notre intérêt à tou.te.s : mettons en avant cette démarche participative !
Aucune sur la partie pédagogique. La démarche qualité est la même.
La différence concerne les aspects logistiques : dans une formation INTRA, c’est le client qui accueille dans ses locaux, c’est donc lui qui est responsable des aspects conformité des locaux, DUER, etc.
Sur la phase 3 du Parcours, la phase « actualisation »
Tous les Responsable de Formation. Cette phase se poursuit tout au long de la carrière du formateur au sein de l’OF. Elle consiste en une veille et une actualisation des connaissances et compétences à trois niveaux : métier, pédagogique et juridique.
Le maintien des compétences est une obligation. Il passe par l’acquisition de connaissances et par le suivi des résultats d’évaluation. L’ensemble des actions d’actualisation des compétences devra être enregistré dans le Tableau de Vie des Actions. Vous devrez noter régulièrement ce que vous faites pour améliorer vos connaissances, la pédagogie de vos formations et la prise en compte des évaluations de vos stagiaires. En fin d’année, vous aurez un entretien annuel avec le.la chargé.e d’accompagnement.
Pour cet entretien, vous devrez répondre à un questionnaire et présenter votre Tableau de Vie des Actions.
Oui, la veille règlementaire (sur la formation) sera assurée par l’OF CAE. Les veilles pédagogique et métier (dont la veille réglementaire métier/domaine de compétence) sont réalisées par le formateur. La veille doit être justifiée par des éléments de preuve (facture, attestations de formation, inscription webinaire…).
Lors de l’entretien annuel, vous devrez présenter ces éléments de preuve et “justifier” que vos connaissances et compétences sont toujours adaptées aux prestations que vous fournissez via les enquêtes de satisfaction.
Il y aura des outils dans la mallette, tels que des modèles. C’est sur la base de la proposition commerciale que ces différents documents devront être rédigés. La proposition commerciale doit être annexée au devis.
Oui. Les deux sont complémentaires : l’évaluation des objectifs vérifie si la formation a été efficace, si elle a bien permis aux stagiaires d’acquérir de nouvelles compétences. L’enquête de satisfaction évalue plutôt le cadre global de la formation : gestion administrative, conditions d’accueil, par exemple. L’évaluation à chaud permet d’évaluer si la formation a répondu aux attentes des stagiaires.
La validation des acquis en cours de formation n’est pas suffisante. Elle doit être complétée par l’enquête de satisfaction et par l’évaluation à chaud sur la prestation.
L’évaluation à froid n’est obligatoire que dans le cadre du Bilan de Compétences.
Divers
Non. Vous êtes employé.e par le formateur mais n’avez pas le statut de sous-traitant de la formation professionnelle.
Beaucoup de choses sont communes avec le Parcours Formateur. Il y a quelques spécificités (Evaluation à froid, convention, locaux plus exigeants, par exemple). Le groupe de travail avance sur le sujet.
Il y a deux aspects :
- En 2018 et 2019, l’activité de formation professionnelle a déjà été décidée comme étant stratégiquement importante par les associés et au pôle stratégique pour Graines de SOL. Cette validation stratégique a ouvert des lignes budgétaires pour la mise en œuvre opérationnelle de cette décision stratégique
- Les CAE ont fait le choix de la démarche mutualisée : c’est une pratique déjà répandue par ailleurs (programme d’ateliers, Pro Coop Chez Vous, sociétariat croisé). Cette mutualisation a permis d’atteindre une taille critique nécessaire pour les investissements.
Dans tous les cas, il y aura une restitution plus large à l’ensemble des associés pour présenterce qui a été fait, les les attendus et l’état des lieux.?
Les trois CAE proposent des salles déclarées “ERP” (Etablissement Recevant du Public) : Talents Croisés a une salle et des partenariats. Escale Création et Graines de SOL disposent de salles que les entrepreneurs formateurs peuvent réserver pour leurs activités.
Pour le CPF, il y a trop peu de volume de formateurs concernés. En accord avec ces entrepreneurs, il a été convenu que cette réflexion serait menée dans un second temps.
Dans le cadre du bilan de compétences, qui est éligible au CPF, il y a déjà un groupe de travail sur ce sujet pour adapter les critères du Bilan de Compétences.
Pour le référencement dans les différents OPCO, on n’a pas de plate-forme centralisée entre les 11 OPCO. Les référencements se font formation par formation.
Oui, il est obligatoire d’envisager que les Personnes en Situation de Handicap (PSH) puissent solliciter une formation du catalogue de l’OF. Il est obligatoire de pouvoir les informer sur les modalités de suivi de la formation, qu’il s’agisse d’adaptation de celle du formateur contacté ou d’une formation hors OF qui répondrait à ses besoins.(Solutions 27/29)
C’est un point de vigilance important lors des audits de certification.
Pour connaître la liste des documents à produire, il faut se référer au kit documentaire : solution 32 (Liste des éléments à fournir pour facturer de la formation Professionnelle)
Le choix d’intégrer une Coopérative d’activité de manière durable est une décision stratégique entrepreneuriale, et témoigne de la volonté des entrepreneurs concernés d’envisager l’entrepreneuriat d’une manière différente.
Au-delà d’une mutualisation de moyens, la CAE est une entreprise partagée, une seule et même entité juridique composée d’identités individuelles et commerciales distinctes et qui font le choix délibéré de travailler en bonne intelligence, dans l’intérêt de tous et dans le respect de certaines valeurs communes.
L’obtention et le maintien de la certification QUALIOPI, la mise en œuvre d’une véritable démarche d’amélioration continue et la gestion saine des rapports interpersonnels internes sont des conditions indispensables au développement des activités respectives des Entrepreneurs Formateurs. La notion de bénéfice mutuel prévaut donc sur la mise en concurrence commerciale, et fait partie des engagements attendus des entrepreneurs souhaitant s’inscrire dans ce schéma collectif.
La concurrence existe donc dans le sens où le client demeure libre du choix du prestataire, mais les pratiques abusives ou déloyales sont bien entendu prohibées au sein de l’OF (dénigrement d’un concurrent, de l’organisation collective, exploitation d’un fichier commercial, etc…)
Chaque Responsable de Formation s’engage contractuellement à respecter ces principes de fonctionnement, notamment en signant la Charte des Responsables de formation figurant dans le kit juridique. Tout manquement significatif
Les éventuels manquements au respect de ces obligations seront signalés au Comité de Validation, qui pourra souverainement décider du retrait du statut de Responsable de Formation, et donc de la possibilité d’utiliser le numéro d’Organisme de Formation mutualisé.
Cela dépend de l’ampleur de la non-conformité et du cabinet d’audit.
Si la non-conformité est jugée pas trop importante on peut avoir un délai de mise en conformité pendant lequel la certification est suspendue (3 ou 6 mois) et un audit complémentaire à passer à la fin de la suspension.
Si l’ampleur est plus grande, la suspension est complète et on recommence la certification du début.
Soit la non-conformité est constatée par l’auditeur soit par un client qui porte réclamation auprès de l’organisme certificateur.